Instruktion för bild och film i Grip on Life IP
Dataskyddsförordningen GDPR styr hur vi får behandla personuppgifter. En bild eller film som innehåller personer eller andra kännetecken som kan identifiera en person är personuppgifter och måste hanteras enligt förordningen.
Den här instruktionen gäller för bilder och filmer (i fortsättningen använder vi begreppet ”bild”) som ska användas i Grip on Lifes gemensamma kanaler (webbplats, sociala medier, trycksaker med mera). Skogsstyrelsen ansvarar för projektets gemensamma bildarkiv och ansvarar även för att behandlingen av de bilder som sparas där sker i enlighet med dataskyddsförordningen. I övrigt ansvarar varje organisation för att hantera sina bilder i enlighet med sina egna rutiner för att följa dataskyddsförordningen.
Du som tillhandahåller bilder som ska användas i Grip on Lifes kanaler ska följa den här instruktionen för att säkerställa att projektet följer reglerna i dataskyddsförordningen.
Alltid vid fotografering
- Bilder som ska användas i Grip on Lifes kanaler ska sparas i Skogsstyrelsen bildarkiv. Bilderna blir därigenom också tillgängliga för projektets partners.
- Alla fotografer/illustratörer som tillhandhåller bilder till Grip on Life kan skriva ett bildavtal med Skogsstyrelsen. Avtalet ger Skogsstyrelsen rätt att använda upphovsmannens bilder inom ramen för Grip on Life.
- Fotografer/illustratörer som inte skriver bildavtal ska vid leverans av bilder skriftligt godkänna att Skogsstyrelsen använder upphovsmannens bilder inom ramen för Grip on Life. Detta kan göras via e-post.
Observera att det finns ett bildavtal för dig som är anställd på Skogsstyrelsen och ett annat bildavtal för dig som inte är anställd på Skogsstyrelsen, se rubriken Bildavtal för Grip on Life.
Vid fotografering där enskilda personer kan identifieras
- Informera om att du eller någon annan kommer att fotografera. Detta kan med fördel göras i förväg i inbjudningar/annonser men även vid tillfället för fotograferingen.
- Berätta att bilderna ska användas i kommunikation som handlar om projektet Grip on Life och att Skogsstyrelsen är personuppgiftsansvarig för projektets kanaler. Mer information om behandling av personuppgifter inom Skogsstyrelsen finns på www.skogsstyrelsen.se/gdpr.
- Uppmana dem som inte vill vara med på bild att meddela detta och ge dem möjlighet att gå undan. Visa tydligt vem/vilka som fotograferar, t.ex. genom att fotograferna har väst med texten ”Fotograf” på sig eller på annat sätt ger sig tillkänna.
- Om bilderna ska användas i sociala medier (Facebook, Instagram, YouTube etc.) ska du informera särskilt om det.
- Om barn finns med på bilderna ska du särskilt fråga föräldrar/målsmän om deras godkännande (muntligt godkännande är tillräckligt).
- Skriv ner namn på den eller de personer som går att identifiera på bilden. Dessa uppgifter ska sparas tillsammans med bilden. Om flera personer är med på en bild, skriv namnen i den ordning personerna är placerade på bilden, från vänster till höger.
- Om bilden är en så kallad mingelbild, alltså en bild med fem personer eller fler som inte är arrangerad, behöver du inte samla in namn på alla som finns med på bilden.
- Skicka bilderna till Grip on Lifes bildarkiv. Om du är anställd på Skogsstyrelsen gör du ett ärende i Kundtjänst. Om du inte är anställd på Skogsstyrelsen skickar du bilderna via e-post (om det är få bilder) eller via en lämplig fildelningstjänst (om det är många bilder) till Ellen Gräntz, kommunikatör i Grip on Life, ellen.grantz@skogsstyrelsen.se. Bifoga uppgifter om fotograf, beskrivning av motiv på bilderna (exempelvis ”Vattendragsvandring vid Lagan”), datum för fotografering samt namn på personerna som finns med på bilderna (gäller ej mingelbilder, se punkt 7).
Vid fotografering utan identifierbara personer
Skicka bilderna till Grip on Lifes bildarkiv. Om du är anställd på Skogsstyrelsen gör du ett ärende i Kundtjänst. Om du inte är anställd på Skogsstyrelsen skickar du bilderna via e-post (om det är få bilder) eller via en lämplig fildelningstjänst (om det är många bilder) till Lena Allthin, kommunikatör i Grip on Life, lena.allthin@skogsstyrelsen.se. Bifoga uppgifter om fotograf,/illustratör beskrivning av motiv på bilderna (exempelvis ”Vattendragsvandring vid Lagan”) och datum för fotografering.
Fotografering av medarbetare i projektet
Vid de flesta arrangemang inom Grip on Life, exempelvis vandringar, guidade turer, invigningar, konferenser och andra möten, kommer vi att fotografera/filma för att dokumentera det som händer i projektet. Bilderna kan också komma att användas på vår webbplats, sociala medier, trycksaker etc.
Medarbetare i projektet ska avtala i förväg med fotografen om man inte vill vara med på bild, om det inte görs anses medarbetaren ge sitt godkännande till att medverka på bild i projektets kanaler.
Om någon person inte längre vill vara med på bild
Bilder är en allmän handling och vi kan inte rensa bort dem då någon person ångrar sin medverkan på bild. Däremot kan vi flytta bilden till en del av Skogsstyrelsens bildarkiv där den inte längre kan användas.
- Meddela Grip on Lifes kommunikatör Lena Allthin via e-post,
lena.allthin@skogsstyrelsen.se, vilken person som inte längre vill synas på bild. - Bilden/bilderna flyttas bort från den publika mappen i Skogsstyrelsens bildarkiv. Om detta av någon anledning inte kan göras, kommer personen i fråga få ett överklagningsbart beslut.
- Meddela personen vilken åtgärd vi gjort.