Information om behandling av personuppgifter inom Skogsstyrelsen

Skogsstyrelsen är en myndighet för frågor som rör skog. Vår uppgift är att verka för att skogen sköts så att de skogspolitiska mål som beslutats av riksdagen kan nås. Det innebär att myndigheten i många olika fall måste hantera dina personuppgifter i samband med vår verksamhet.

Vi skyddar dina personuppgifter

För att få behandla dina personuppgifter krävs att vi har rättsligt stöd och att det finns ett tydligt ändamål med vår behandling.

Behandlingen måste uppfylla vissa krav. Vi ska bland annat

  • ha ett tydligt ändamål med varför vi samlar in dina uppgifter
  • inte samla in fler personuppgifter än som behövs för att uppnå vårt ändamål
  • se till att uppgifterna är korrekta
  • inte spara dina uppgifter under en längre tid än som krävs för vårt ändamål/syfte
  • se till att vi behandlar uppgifterna på ett säkert sätt så att exempelvis inga obehöriga får tillgång till dessa eller att uppgifterna försvinner.

Vi använder olika åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter skyddas.

  • Vi inventerar de personuppgifter vi har och ser över hur vi kan minimera antalet personuppgifter som vi behöver i vår verksamhet.
  • Vi jobbar för att säkerställa att våra digitala system som hanterar dina personuppgifter ska vara ska vara så säkra som möjligt
  • Vi arbetar fram rutiner och riktlinjer för att dina personuppgifter ska hanteras så säkert som möjligt. För att säkerställa att dina personuppgifter alltid ska vara skyddade utför vi behandlingen i enlighet med gällande dataskyddsregler och våra interna riktlinjer och rutiner. Vi har även utsett ett dataskyddsombud vars uppgift är att granska att vi följer dessa regler, riktlinjer och rutiner för att dina personuppgifter ska hanteras på rätt sätt.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling?

En personuppgift är all information som kan användas för att identifiera en enskild person. Det är exempelvis

  • namn
  • personnummer
  • adress
  • IP-nummer
  • ärendenummer
  • fastighetskoordinater som visar var du bor
  • bilder där du kan identifieras

Med behandling av personuppgifter menas i princip allt som går att göra med uppgifterna. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, lagra, samköra eller skriva ut uppgifterna.

Personuppgiftsansvarig

Det är Skogsstyrelsen som är personuppgiftsansvarig för dina uppgifter. Det innebär att Skogsstyrelsen ansvarar för att vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation). Dataskyddsförordningen ersätter personuppgiftslagen (PUL) och träder i kraft den 25 maj 2018.

Om du har några frågor kan du vända dig direkt till oss på telefonnummer 036-35 93 00, skogsstyrelsen@skogsstyrelsen.se eller per post på adressen Skogsstyrelsen 551 83 Jönköping. Vi har även ett dataskyddsombud som du når på dataskyddsombud@skogsstyrelsen.se

Varifrån samlar vi in personuppgifter?

  • Dig själv. Vi behandlar personuppgifter som du lämnar till oss, till exempel i samband med att du skickar in anmälningar, ansökningar eller i andra kontakter du har med oss.
  • Externa aktörer. För att kunna fullgöra vårt uppdrag behöver vi ibland inhämta personuppgifter från andra myndigheter eller dylikt. Det kan exempelvis vara landets olika länsstyrelser, Jordbruksverket, Lantmäteriet, Riksantikvarieämbete, Naturvårdsverket med flera.

Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?

Skogsstyrelsen hanterar personuppgifter i väldigt många olika sammanhang och en fullständig uppräkning går inte att göra inom ramen för denna generella information. I samband med varje enskild behandling ger Skogsstyrelsen dig en mer specifik information om syftet och ändamålet med just den specifika behandlingen av dina personuppgifter. Vi informerar också om vilken rättslig grund vi har för just denna behandling. Följande text är exempel på våra mest förekommande behandlingar och varför vi gör dessa.

Myndighetsutövning

Dina personuppgifter behövs för att myndigheten ska kunna hantera och fatta beslut i olika ärenden som rör vår verksamhet, exempelvis när du har skickat in en avverkningsanmälan. I samband med detta hanterar vi dina personuppgifter som exempelvis adressuppgifter, fastighetsbeteckning, ditt personnummer eller koordinater till område där din fastighet ingår. Detta gör vi med stöd av att behandlingen av personuppgifterna utgör ett led i vår myndighetsutövning.

Allmänt intresse

Myndigheten har även fått i uppdrag av regeringen att verka för att den svenska skogspolitiken förs ut och förverkligas i praktiken av de som äger och brukar skogen. Detta kan innebära att vi ska informera om vår verksamhet och lämna rådgivning i de frågor som myndigheten ansvarar för. Det kan exempelvis vara när vi ordnar specifika träffar med berörda skogsägare. Det kan därför finnas ett allmänt intresse att behandla dina personuppgifter i olika sammanhang, exempelvis hantera dina adressuppgifter för utskick av information om utbildningar, vår tidning med mera.

Berättigat intresse

Eftersom vi är en stor myndighet har vi också många anställda. För att kunna hantera löneutbetalningar, ledigheter och allt annat som hör en anställning till, behöver vi även behandla våra anställdas personuppgifter. Denna behandling ligger utanför myndighetens naturliga kärnverksamhet. Behandlingen sker endast när Skogsstyrelsen anser att den är nödvändig och att myndigheten har ett berättigat intresse av att få behandla uppgifterna som väger tyngre än att inte behandla dina personuppgifter. Detta kallas ofta intresseavvägning.

Samtycke

Skogsstyrelsen har även möjlighet att be om ditt samtycke för att få behandla dina personuppgifter. Det innebär att vi inte kan behandla dina personuppgifter utan just ett sådant. Ditt samtycke ska då vara klart och tydligt. Du ska få information om att du kan återkalla ditt samtycke. Observera dock att eftersom vi är en myndighet har vi en begränsad möjlighet att ta bort de personuppgifter som du samtyckt till och som blivit allmänna handlingar.

Avtal

I vissa fall agerar vi som avtalspart i olika avtalsförhållanden. Vi har då en rättslig grund för att få behandla dina personuppgifter i de fall då behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig.

Fullgöra en rättslig förpliktelse

Det finns även lagar eller regler som gör att vi måste behandla dina personuppgifter i vår verksamhet, som till exempel bokföringslagen. Detta gör vi eftersom behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

Mottagare som vi delar information med

  • Olika myndigheter. Skogsstyrelsen samverkar med en rad olika myndigheter med anledning av de uppdrag som vi fått. Det kan exempelvis vara Lantmäteriet, landets länsstyrelser med flera.
  • Domstolar, motparter etc. I samband med en rättstvist kan vi överföra uppgifter till andra parter.
  • Eftersom vi är en myndighet blir merparten av handlingar som kommer in till oss och som finns tillgängliga här allmänna handlingar. Även handlingar som vi upprättar, till exempel olika beslut blir allmänna handlingar. Varje medborgare i Sverige har en rätt enligt grundlag att få ta del av våra allmänna handlingar. Dina personuppgifter som finns med i allmänna handlingar och som inte omfattas av sekretess kan myndigheten på begäran behöva lämna ut.
  • Skogsstyrelsen behöver i vissa fall hjälp med att hantera den information som vi behandlar. Det kan exempelvis gälla lagring av information i molntjänster, samarbete med konsulter som vi anlitar eller genom inköp av olika IT-system som till exempel vårt lönehanteringssystem. De som hjälper oss med dessa tjänster kallas biträden. För denna hantering upprättar Skogsstyrelsen så kallade personuppgiftsbiträdesavtal som säkerställer att biträdena behandlar dina personuppgifter enligt våra instruktioner och att de har samma höga krav på säkerhet kring hanteringen av uppgifterna som Skogsstyrelsen har.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Det beror lite på vad det är för typ av uppgifter och i vilket sammanhang de förekommer. Rent generellt gäller att Skogsstyrelsen är skyldig att följa dataskyddsförordningens regler, vilket bland annat innebär att vi ska tillämpa principen om lagringsminimering. Principen innebär att personuppgifterna inte får förvaras under en längre tid än vad som är nödvändigt för ändamålet.

Skogsstyrelsen jobbar därför för att minimera antalet personuppgifter i vår verksamhet. Eftersom Skogsstyrelsen är en myndighet innebär detta samtidigt även att merparten av våra handlingar är så kallade allmänna handlingar. Våra allmänna handlingar ska hållas ordnade och får inte tas bort utan specifika regler. För Skogsstyrelsens del innebär detta att myndigheten inte får plocka bort handlingar och personuppgifter utan stöd enligt arkivlagen.

Dina rättigheter

När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter. Vilka rättigheter du kan utöva beror lite på utifrån vilket rättsligt stöd vi behandlar personuppgifterna. Som myndighet måste vi även följa offentlighetsprincipen och arkivlagen vilket kan begränsa dina rättigheter i vissa fall.

Tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att begära att få information om:

  • ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter
  • vilka personuppgifter det gäller
  • vilka mottagare vi lämnar ut uppgifterna till och kan komma att lämna ut uppgifterna till
  • hur länge vi lagrar personuppgifterna
  • möjligheten att begära rättelse, radering eller begränsning av vår behandling av dina personuppgifter eller att invända mot vår behandling
  • rätten att klaga till Datainspektionen
  • varifrån dina uppgifter kommer om vi inte samlar in dem från dig själv

Begära rättelse

Om du anser att en personuppgift om dig är felaktig eller ofullständig har du rätt att få dessa rättade och i vissa fall även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Återkalla samtycke med framtida verkan

I den utsträckning som vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till behandlingen med framtida verkan. Det betyder att om du återkallar ditt samtycke kommer vi inte använda dina uppgifter i ett framtida sammanhang.

Radering

Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Det får dock inte påverka myndighetens krav på att bevara allmänna handlingar eller arkivreglerna. Rätten till radering gäller inte heller om vi behandlar dina uppgifter med stöd av vår myndighetsutövning eller om de behandlas för att utföra uppgift av allmänt intresse.

Begränsning av behandling

Du har även möjlighet att begära att behandlingen av dina personuppgifter i vissa fall begränsas.

Dataportabilitet

Du har rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format. Detta gäller för de personuppgifter som du själv tillhandahållit oss och som vi behandlar med stöd av ett samtycke från dig eller i ett avtal med dig.

Kontakt och klagomål

För att utöva dina rättigheter eller om du har några frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta Skogsstyrelsen eller vårt dataskyddsombud. Du hittar våra kontaktuppgifter under rubriken "Personuppgiftsansvarig". Om du inte är nöjd med det svar du har fått har du rätt att lämna klagomål till Datainspektionen.

  • Senast uppdaterad: 2018-05-23